Chaque administrateur doit être propriétaire de [__] actions de la société. Si, au jour de sa nomination, un administrateur n'est pas propriétaire du nombre d'actions requis ou si, en cours de mandat, il cesse d'en être propriétaire, il est réputé démissionnaire d'office, s'il n'a pas régularisé sa situation dans un délai de trois mois.

En français le pronom 'il' convient, même si l'administrateur est une femme ou une personne morale.

Mais les choses se compliquent en anglais. Le rédacteur / traducteur doit choisir entre deux solutions :

• Soit utiliser le forme masculin uniquement, avec le risque de déplaire aux lectrices et/ou de sembler indiquer que tous les administrateurs sont des personnes physiques de sexe masculin :
  
  Each director must own [__] company shares. If a director does not own the required number of shares on the date of his appointment, or if he ceases to own said number of shares at any time during his term of office, the director shall be deemed to have automatically resigned if he has not remedied the situation within three months.
  
• Soit d'adopter la solution "politiquement correcte" de couvrir tous les cas de figure :
  
  Each director must own [__] company shares. If a director does not own the required number of shares on the date of his/her/its appointment, or if he/she/it ceases to own said number of shares at any time during his/her/its term of office, the director shall be deemed to have automatically resigned if he/she/it has not remedied the situation within three months.

Certes cette deuxième solution peut convenir pour la rédaction d'un formulaire, mais c'est une approche peu élégante dans un acte de plusieurs pages (statuts, contrat, consultation ?), rendant le document difficile à lire. Si, d'un point de vue stylistique, l'utilisation traditionnelle du masculin est plus élégant, il serait peut être judicieux d'ajouter la mention suivante :

"In this document the use of the masculine implies inclusion of the feminine and vice versa".

Cependant, il y a deux façons de contourner le problème :

A)  Utiliser le pluriel :

Directors must own [__] company shares each. If the directors do not own the required number of shares on the date of their appointment, or if they cease to own said number of shares at any time during their term of office, they shall be deemed to have automatically resigned if they have not remedied the situation within three months.

B) S'adresser directement au lecteur, si le document s'y prête.

Ainsi :

You should enclose documents in support of your claim.

au lieu de :

The taxpayer must enclose documents in support of [his / her / its] claim.

N'oublions pas que, comme nous avons déjà vu dans un article précédent ( cf. précédent article sur la Plain English Campaign ), cette approche est souvent utilisée en anglais, y compris dans les contrats, conditions générales et documents officiels.