Durch den regelmäßigen Kontakt mit internationalen Geschäftspartnern in Ihrem Unternehmen sind Sie erfahren im Verfassen von fremdsprachigen Geschäftsbriefen. Auch beim Telefonieren mit deutschsprachigen Kollegen haben Sie bereits an Routine gewonnen, und Sie beherrschen die immer wiederkehrenden Formulierungen problemlos. Der deutsche Geschäftspartner wird es neben korrekt verfaßten Briefen und freundlichen Telefongesprächen sehr begrüßen, wenn er bei einem persönlichen Besuch in Ihrer Firma ein paar nette Worte in seiner Landessprache hört.

Ihr Gast wird erfreut über eine Begrüßung in seiner Heimatsprache sein, die Sie folgendermaßen formulieren könnten: Herzlich Willkommen bei uns, Herr Meier. Oder: Wir freuen uns, Sie in unserer Firma begrüßen zu dürfen, Frau Elsbach. Eine naheliegende und natürlich sehr gebräuchliche Einleitung zu einem Gespräch wäre die Frage nach der Reise des Geschäftspartners, die Sie etwa wie folgt stellen können: Wie war die Fahrt? Oder: Hatten Sie eine gute/angenehme Reise? Sind Sie mit dem Zug/Auto/Flugzeug gereist?

Nachdem Sie Ihren Gast nach der Begrüßung in das Büro Ihres Chefs oder in ein Konferenzzimmer gebracht haben, können Sie ihm folgendermaßen einen Sitz anbieten: Nehmen Sie doch bitte Platz, Herr Ulrich. Oder: Setzen Sie sich bitte, Herr Grundmann.

Wollen Sie Ihrem Besuch ein Getränk anbieten, so können Sie zu diesem Zweck folgende Fragen verwenden: Möchten Sie etwas trinken, Frau Schneider? Ebenfalls gebräuchlich ist die Frage: Darf ich Ihnen etwas zu Trinken anbieten/bringen, Herr Zwickel?

Auch wenn die Deutschen im allgemeinen als sehr ernst und formell angesehen werden, so wird Ihr Geschäftspartner sich sicherlich über ein paar persönliche Fragen oder Bemerkungen freuen, da diese den geschäftlichen Alltag entspannen. Möchten Sie sich beispielsweise nach dem Heimatort Ihres Gastes erkundigen, so können Sie ihm folgende Fragen stellen: Wo leben Sie in Deutschland? Welches ist Ihre Heimatstadt in Deutschland? Wo kommen Sie her? Aus welcher Gegend kommen Sie? In welchem Gebiet in Deutschland leben/wohnen Sie?

Ein weiterer Aufhänger für ein allgemeines Gespräch könnte in Form einer Erkundigung über die Unterkunft oder den Aufenthaltsort Ihres Besuchers sein. In welchem Hotel/welcher Pension sind Sie untergebracht? In welchem Hotel werden Sie während Ihres Aufenthaltes hier wohnen? Eine weitere Einleitung zu einem kleinen Gespräch könnte etwa die folgende Frage darstellen: Waren Sie schon einmal in Belgien? Oder: Kennen Sie diese Stadt schon? Sind Sie zum ersten Mal in Belgien?

Möchten Sie dem deutschen Geschäftspartner Ihrer Firma die Rückreise erleichtern, so würde er sich gewiß freuen, wenn Sie ihm ein Taxi rufen oder ihm eine andere Möglichkeit bieten könnten, ihn zum Bahnhof zu begleiten: Darf ich Ihnen vielleicht ein Taxi rufen? Oder: Darf Sie mein Kollege zum Bahnhof/zur U-Bahnstation oder zum Flughafen begleiten? Möchten Sie zum Bahnhof/zur U-Bahnstation oder zum Flughafen gebracht/begleitet werden?

Sicherlich möchten Sie Ihren Besuch nicht abfahren lassen, ohne ihm eine gute Heimreise zu wünschen. Auch hierfür sind mehrere Formulierungen gebräuchlich: Kommen Sie gut nach Hause. Oder: Ich wünsche Ihnen eine angenehme Fahrt. Oder: Ich wünsche Ihnen eine schöne/angenehme Heimreise.

Zuletzt möchten Sie sich vielleicht bei Ihrem ausländischen Gast für seinen Besuch bedanken und ihn auf ein Wiedersehen ansprechen. Wollen Sie Ihren Gast auf sehr formelle Weise verabschieden, so wären die Sätze: Vielen Dank für Ihren Besuch. Wir hoffen sehr, Sie bald wieder bei uns begrüßen zu dürfen angebracht. Ist das Verhältnis etwas vertrauter, so wäre etwa folgende Verabschiedung möglich: Schön, daß Sie uns besucht haben. Wir freuen uns auf ein Wiedersehen. Oder: Danke für Ihren Besuch und bis bald/bis zum nächsten Mal.
Auch die Frage: Hatten Sie hier einen angenehmen Aufenthalt? wäre in diesem Kontext angebracht.

Freundliche Worte in der Heimatsprache kommen bei jedem Gast gut an.